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Publié le jeudi 08 décembre 2011
Résumé

Ce texte constitue un extrait de l'article publié au Journal des Tribunaux (8 janvier 2011, n° 6420) a) Nomination  

Ce texte constitue un extrait de l'article publié au Journal des Tribunaux (8 janvier 2011, n° 6420)

a) Nomination

 

54. La loi du 2 juin 2010 ne modifie en rien les modes de nomination du syndic, qui peut être désigné par les statuts, l’assemblée générale et le juge.   En revanche, la loi étend à tout tiers intéressé la possibilité de solliciter judiciairement la désignation du syndic, lorsque l’association n’en est pas pourvue (art. 577-8, §1er).  L’objectif de cet ajout est de permettre à un fournisseur, par exemple, de former une telle demande afin de préserver la créance qu’il détient vis-à-vis de l’association. Plusieurs auteurs estiment cette modification opportune car elle est « susceptible de résoudre de manière pragmatique des situations délicates, sur le plan procédural notamment ».  S’il est toujours plus efficace de disposer d’un interlocuteur, en l’espèce du représentant officiel de l’association, pour régler un différend, rien n’empêche toutefois d’entamer une procédure à l’encontre de l’association des copropriétaires, même si elle est dépourvue de syndic, à tout le moins lorsque la procédure aboutit à un jugement par défaut.  En revanche, pour être valablement représentée en justice et pour pouvoir se défendre, elle ne peut le faire que par la voie de son organe, valablement désigné. 

 

55. La publicité de la nomination ou de la désignation du syndic doit être assurée par l’affichage d’un extrait de l’acte portant nomination ou désignation, de manière inaltérable et visible à l’entrée de l’immeuble.  Cette exigence n’est pas nouvelle, tout comme les mentions devant figurer sur l’extrait.  Le nouvel article 577-8, §2 précise toutefois que l’affichage doit avoir lieu dans les 8 jours à compter de la prise de cours de sa mission et non plus dans les 8 jours de l’acte portant sa nomination ou sa désignation. 

 

La loi exige en outre que l’extrait affiché mentionne le numéro d’entreprise du syndic, dans un souci de transparence.  A cet égard, et de manière assez sibylline, l’article 577-8, §2/1 prévoit que « Le Roi fixe la procédure d’inscription du syndic à la Banque-Carrefour des Entreprises ».  Les syndics professionnels, qu’ils exercent leur activité en personne physique ou en société, sont déjà inscrits à la Banque-Carrefour.   L’objectif de la mesure tend à permettre l’identification des syndics, comme tels et de faire le lien entre eux et l’association des copropriétaires, également inscrite à la Banque-Carrefour (art. 577-5, §1er, al.4).  Par ailleurs, les parlementaires y ont vu d’autres avantages comme ceux de pouvoir vérifier si un syndic fait l’objet d’une sanction disciplinaire ou s’il exerce illégalement la profession.  Ils ont toutefois estimé qu’il était préférable que les détails relatifs à la procédure d’inscription et de gestion des données ne soient pas intégrés dans le Code civil mais le soient réglés par arrêté royal.

 

Enfin, l’extrait doit également indiquer le lieu de consultation du règlement d’ordre intérieur et du registre des décisions de l’assemblée générale.  Cette nouvelle formulation, qui ne fait plus référence au siège de l’immeuble, donne à penser que ces documents pourraient être consultés dans les bureaux du syndic, ce qui avait été expressément envisagé.  Or, il n’en est rien puisque l’article 577-10, §2 et §3 n’est guère modifié et maintient que le règlement d’ordre intérieur et le registre des décisions de l’assemblée générale doivent, tous deux, être déposés au siège de l’association. Certains auteurs semblent considérer que la mention du lieu de consultation permettrait de renseigner un ou plusieurs endroits alternatifs de consultation de ces documents, tels le domicile ou le siège du syndic.

 

b) Contrat de syndic

 

56. La loi introduit un formalisme accru dans les rapports entre l’association des copropriétaires et le syndic.  Ainsi, elle impose la conclusion d’un contrat écrit - ce qu’exigeait déjà l’IPI pour les syndics professionnels -, qui devra contenir les éléments déterminants, l’objectif étant d’éviter de nombreuses discussions et de prévenir les contestations.  Le contrat doit être signé par le syndic et l’association des copropriétaires qui est représentée, dans la gestion des affaires communes, par son syndic, comme on le sait.  On imagine toutefois mal que le syndic nouvellement élu signe le contrat tant en son nom personnel qu’au nom de l’association.  L’assemblée générale veillera dès lors à désigner les copropriétaires qui seront chargés de signer le contrat.  Il pourrait s’agir des membres du conseil de copropriété.

 

c) Durée du mandat de syndic

 

57. La loi de 2010 réduit la durée du mandat du syndic de 5 ans à 3 ans.  La portée de cette nouvelle disposition ne devrait guère porter à conséquence puisque de très nombreux syndics sont élus généralement pour une durée d’un an, voire deux ans.

 

58. Suivant l’article 577-8, §6, le mandat du syndic est toujours susceptible d’être révoqué à tout moment par l’assemblée générale.  Rien n’empêche le syndic de démissionner.  Son mandat peut aussi être reconduit par l’assemblée générale.  

 

59. Tant la durée du mandat que les modalités de renouvellement et de renon éventuel et les obligations consécutives à la fin de la mission doivent être fixés par le règlement de copropriété, qui tiendra compte de l’exigence de l’article 577-8, §1er, al. 4.  Cette disposition confirme la nécessité d’une décision expresse de l’assemblée générale pour autoriser le renouvellement du mandat, solution défendue déjà par une partie de la doctrine. Le texte précise que « le seul fait de ne pas renouveler ce mandat ne peut donner lieu à indemnité ».

La volonté annoncée lors des travaux à la Chambre consistait à clarifier les modalités de cessation des contrats de syndic, souvent imprécises, voire incohérentes. Dans un premier temps, une formule plus large fut retenue qui prévoyait que « l’échéance du mandat ne pouvait faire naître aucune obligation à charge de l’association à l’égard du syndic ».  Face aux critiques du Conseil d’Etat, qui ne la trouvait pas conforme à l’objectif poursuivi - interdire le paiement d’une indemnité dans l’hypothèse où le mandat n’était pas reconduit - , le texte fut amendé.  Rien n’empêche toutefois de prévoir dans le contrat de syndic le paiement d’une indemnité en cas de révocation du mandat par l’assemblée. 

 

d) Missions du syndic

 

60. Tout en ayant été remanié, l’article 577-8, §4 du Code civil énumère les missions qui lui sont confiées.  Il s’agit d’un socle minimal que les statuts ne peuvent restreindre.  En revanche, ils pourraient l’élargir sans porter atteinte aux pouvoirs de l’assemblée générale.

 

La convocation des assemblées générales, la rédaction des procès-verbaux et leur communication constituent des prestations liées à l’organisation de l’assemblée générale.  L’article 577-8, §4 ne les reprend donc plus. 

 

Le texte ne modifie pas fondamentalement le rôle du syndic.  L’énumération des nouvelles missions contenues à l’article 577-8, §4 tend à clarifier ou préciser son intervention, ou à lui imposer certaines démarches, en raison d’un climat de suspicion nourri par les copropriétaires à son égard, dont rendent compte les travaux préparatoires.

 

61. Les modifications apportées à l’article 577-8, §4 sont les suivantes :

 

L’administration des fonds de l’association des copropriétaires (art. 577-8, §4, 5°) : Si cette mission relevait déjà des pouvoirs du syndic, la loi entend imposer le placement des avoirs de la copropriété – fonds de roulement et fonds de réserve - sur des comptes distincts, ouverts au nom de l’association.   L’ouverture des comptes au nom de l’association correspondait déjà à une pratique généralisée, par ailleurs imposée aux syndics professionnels par l’IPI.  En revanche, le placement des fonds de roulement et réserve sur des comptes distincts constituent une exigence nouvelle destinée à mettre un terme à l’utilisation du fonds de réserve par le syndic, lorsque la trésorerie de l’association des copropriétaires s’avère défaillante et ne lui permet pas d’honorer les factures des fournisseurs, sans pour autant porter atteinte à la valeur comptable du fonds de réserve.  Cette nouvelle obligation imposée aux syndics les contraindra indiscutablement à augmenter la valeur du fonds de roulement, pour faire face aux engagements de la copropriété, entraînant une charge financière nouvelle pour les copropriétaires.   Il n’est pas certain que les copropriétaires, demandeurs d’une plus grande transparence dans la gestion des finances de la copropriété aient réellement perçu les effets indirects de cette exigence d’ouverture de comptes distincts pour les deux fonds.

 

La communication par affichage dans les parties communes de la date des assemblées générales à tout occupant de l’immeuble (art. 577-8, §4, 8°):  Si le syndic était déjà tenu en vertu de la loi de 1994 de communiquer à tout occupant de l’immeuble en vertu d’un droit personnel ou réel, ne disposant pas du droit de vote à l’assemblée, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit des demandes ou observations relatives aux parties communes, la loi précise que la communication se fait par affichage dans un endroit visible dans les parties communes de l’immeuble.  Heureuse initiative qui évite au syndic de communiquer cette information par un envoi postal.

 

- La transmission du dossier de gestion et les actifs à son successeur (art. 577-8, §4, 9°): Cette obligation qui n’était pas formalisée dans la loi de 1994 avait été ajoutée en 2005. 

   

 La loi de 2010 en précise davantage les modalités en déterminant : 

les documents et avoirs qui doivent être transmis : le dossier de gestion et les actifs, tout sinistre, un historique du compte sur lequel les sinistres ont été réglés ainsi que les documents prouvant l’affectation des sommes qui ne se retrouvent pas dans les comptes financiers ;

le délai de transmission : trente jours à compter de la fin du mandat du syndic ;

la personne bénéficiaire : le syndic qui lui succède et à défaut, le président de la dernière assemblée.

Ces innovations devraient être de nature à améliorer la transmission du dossier de gestion.

 

- La souscription d’une assurance responsabilité (art. 577-8, §4, 10°) : Cette exigence ne change pas fondamentalement la situation des syndics professionnels déjà soumis à cette obligation en vertu des dispositions déontologiques de l’IPI.  En revanche, cette obligation est également imposée au syndic non professionnel.  Si celui est bénévole, l’assurance est souscrite aux frais de l’association.

 

- L’accès aux documents de la copropriété (art. 577-8, §4, 11°) : Sous l’empire de la loi du 30 juin 1994, l’accès aux documents de la copropriété et plus particulièrement aux documents comptables n’était pas organisé.  La doctrine était divisée sur la possibilité pour un copropriétaire de consulter les pièces comptables, certains auteurs estimant que ce droit appartenait au conseil de gérance. La proposition de loi veilla, dans un premier temps, à permettre l’accès aux documents relatifs à l’un des points inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée, suivant les modalités fixées par le règlement de copropriété ou par l’assemblée générale, pour ensuite le généraliser à tous les documents ou informations relatifs à la copropriété et enfin le limiter aux documents et informations à caractère non privé.  Cette restriction est justifiée par la volonté de respecter la vie privée.  La communication de certaines informations, telle l’existence d’une procédure de recouvrement de charges à l’égard d’un copropriétaire ou d’une convention (sic) de médiation de dettes risquerait d’y porter atteinte.   S’il paraît judicieux de limiter l’accès à certaines informations confidentielles,  la portée et les contours de la notion finalement retenue, à savoir « les documents ou informations à caractère non privé » paraissent pour le moins flous et incertains. Par ailleurs, la motivation de l’amendement risque d’être en contradiction avec l’obligation imposée au syndic d’informer les copropriétaires des actions introduites par l’association des copropriétaires qui inclut les actions en recouvrement des charges.  L’examen attentif des comptes, qui sont diffusés aux copropriétaires, leur permet également de constater la carence de paiement de certains copropriétaires.  En revanche, certains documents, sans avoir un caractère strictement privé, au sens où leur diffusion porterait atteinte à la vie privée, sont confidentiels et ne peuvent dès lors être consultés par tous les copropriétaires.  On voit mal lorsqu’une procédure oppose l’association à un copropriétaire que celui-ci puisse avoir accès à la correspondance échangée entre le syndic et l’avocat de la copropriété, au risque de rendre impossible la gestion efficace du contentieux.

 

- La conservation du DIU (art. 577-8, §4, 12°) : Le dossier d’intervention ultérieure est un dossier « qui contient les éléments utiles pour la sécurité et la santé dont il faut tenir compte lors des travaux ultérieurs éventuels et qui est adapté aux caractéristiques de l’ouvrage ». La loi confie ainsi au syndic la tenue du DIU concernant les parties communes de l’immeuble, dans la mesure où c’est lui qui gère la réalisation des travaux s’y rapportant.

 

- La présentation d’une pluralité de devis établis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré (art. 577-8, §4, 13°) : Pour les travaux d’une certaine importance, dont le seuil sera fixé par l’assemblée générale, la loi impose au syndic de présenter une pluralité de devis afin de permettre aux copropriétaires d’opérer un choix en toute connaissance de cause.  Si le prix est un élément d’appréciation, il n’est évidemment pas le seul à prendre en considération.

Les devis doivent être établis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré.  Sur le principe, cette exigence de dresser un cahier des charges paraît adéquate pour la réalisation de travaux d’importance, en ce qu’elle permet de recueillir des offres objectivement comparables et adaptées aux travaux projetés et de garantir par conséquent la mise en concurrence des fournisseurs.  Est-elle toutefois adaptée pour des travaux de moindre ampleur ? On peut en effet craindre qu’elle ne génère des coûts supplémentaires.  A qui incombe la tâche d’élaborer le cahier des charges ?  Au syndic ?  Pas nécessairement.  Pour éviter d’être sujet à critique, il pourrait cependant recourir systématiquement à l’intervention d’un architecte, même pour des travaux d’ordre mineur.  Enfin, la réalisation des travaux risque d’être retardée par le respect des ces exigences nouvelles nécessitant la réunion de plusieurs assemblées successives.

 

- L’évaluation des contrats de fournitures habituelles (art. 577-8, §4, 14°) : L’objectif consiste à permettre aux copropriétaires de remettre régulièrement en cause les contrats de fournitures, sur base d’un rapport d’évaluation.

 

- L’autorisation préalable de l’assemblée générale pour la conclusion de convention entre l’association et le syndic, ses proches et les entreprises qui lui sont liées (art. 577-8, §4, 15°) : L’objectif du législateur, que l’IPI poursuivait déjà pour les syndics professionnels, tend à éviter les conflits d’intérêt et toute collusion.  La loi impose au syndic de soumettre à l’approbation de l’assemblée l’intervention de fournisseurs avec lequel il entretient un lien de parenté ou de « proximité ».  

 

- La tenue de la liste des copropriétaires et sa communication (art. 577-8, §4, 16°) : Cette obligation n’est évidemment pas nouvelle.  Le syndic était déjà tenu de tenir à jour la liste des copropriétaires et leurs coordonnées afin de pouvoir convoquer régulièrement les copropriétaires aux assemblées.  Existaient cependant des difficultés de deux ordres : l’une concernait l’actualisation des informations, à défaut pour les copropriétaires d’aviser le syndic de leur changement d’adresse ou pour les héritiers de l’informer de l’attribution du bien, tandis que l’autre portait sur la diffusion de la liste aux copropriétaires qui en faisaient la demande et que les syndics hésitaient à leur communiquer.  Si cette dernière question fut réglée, sur la base de l’avis de la Commission de la Vie privée, la première reposait sur le bon vouloir des copropriétaires ou dépendait des démarches entreprises par le syndic.

La loi entend mettre un terme à ces difficultés en imposant d’une part aux copropriétaires de l’aviser de tout changement d’adresse et d’autre part aux notaires de transmettre l’identité et l’adresse des nouveaux copropriétaires et de la nouvelle adresse actuelle et future du cédant.

 

- La tenue des comptes (art. 577-8, §4, 17°) : Afin d’éviter toute contestation relative aux comptes, le législateur a souhaité que la gestion comptable soit formellement organisée.  A l’avenir, les comptes devront être établis de manière claire, précise et détaillée suivant un plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi, ce qui impliquera l’établissement d’un bilan et d’une comptabilité en partie double.  L’établissement d’une comptabilité simplifiée est toutefois autorisé pour les copropriétés de moins de 20 lots, sans prendre en considération les caves, garages et parkings, indépendamment du fait qu’elle soit gérée par un syndic professionnel ou non.  Cette comptabilité devra refléter au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèce et en compte, le montant des fonds de roulement et de réserve et les créances et les dettes des copropriétaires.  Concrètement, on peut toutefois se demander si pour rencontrer de telles exigences, la tenue d’une comptabilité en partie double ne s’imposera pas à toutes les associations de copropriétaires, sachant qu’en outre, en cas de cession du lot, le syndic doit communiquer un bilan.

 

- La préparation d’un budget (art. 577-8, §4, 18°) : Le budget comprend deux volets : l’un destiné à faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs ; l’autre pour les frais extraordinaires prévisibles.

L’objectif poursuivi par le législateur, en imposant l’établissement de budgets, consiste  à maîtriser les charges d’une part et de permettre aux copropriétaires d’anticiper les montants qu’ils seront amenés à payer d’autre part. 

L’établissement d’un budget destiné à faire face à des frais extraordinaires paraît toutefois peu réaliste.  De deux choses l’une : soit les travaux projetés ont déjà été décidés et les copropriétaires disposent de tous les éléments leur permettant de déterminer les frais extraordinaires qu’ils seront amenés à supporter, soit aucune décision n’a encore été prise par l’assemblée générale pour réaliser de tels travaux et on voit mal comment le syndic pourrait alors élaborer un budget, sans disposer des informations essentielles.

 

62. Indépendamment des missions qui lui sont confiées à l’article 577-8, §4 du Code civil, le syndic doit par ailleurs veiller à ce que la traduction des documents relatifs à la copropriété émanant de l’association, sollicitée par un copropriétaire, soit mise à sa disposition, dans un délai raisonnable (art. 577-11/2 C. civ.).  Les frais de traduction sont à charge de l’association.

Le législateur ne définit pas les documents dont la traduction peut être demandée.  Les statuts sont indiscutablement visés, même s’il ne s’agit pas à proprement parler de documents émanant de l’association, puisque leur traduction peut être exigée dès l’entrée en vigueur de la loi (art. 19, §3 de la loi du 2 juin 2010).

Les documents de gestion le sont aussi, ce qui inclut les convocations aux assemblées générales, les annexes, les procès-verbaux.  Cela signifie-t-il que la traduction des courriers échangés par le syndic avec des fournisseurs, les devis, les contrats d’assurance pourrait également être demandée, ce qui alourdirait incontestablement la charge ?

Certains auteurs, comme R. TIMMERMANS, estiment que la demande de traduction ne pourrait être exigée que dans le cadre d’une procédure judiciaire dans la mesure où le texte prévoit qu’un copropriétaire peut obtenir la traduction, si elle « doit être effectuée dans la langue ou dans l’une des langues de la région linguistique dans laquelle l’immeuble ou le groupe d’immeuble est situé ».  Or, pareille obligation résulte des exigences linguistiques imposées en matière judiciaire.  Si pour des raisons financières et pratiques, cette interprétation doit certainement être encouragée, résultant du libellé même texte même de la disposition nouvelle, telle ne paraît être la portée que les travaux préparatoires semblent conférer à cette disposition.  La justification de l’amendement n° 62 précise en effet que le texte vise « à préserver le droit de tout copropriétaire d’accéder aux documents émanant de l’association des copropriétaires dans la langue de la région » et qu’ « aucune demande de traduction vers cette langue de la région ne pourra être refusé ».